Zu dem Treffen lädt die Verwaltung jährlich ein, um sich bei den Vertretern der zwölf Westoverledinger Ortschaften persönlich für ihre ehrenamtliche Tätigkeit zu bedanken. Gleichzeitig gibt das Treffen die Gelegenheit, sich über aktuelle Themen, die die Arbeit der Ortsvorsteher und Ortsbürgermeister betreffen, auszutauschen. 

Thema des Treffens war insbesondere der Besuch von Seniorengeburtstagen. Aufgrund der steigenden Anzahl der Seniorengeburtstage sind die Besuche in einigen Ortschaften vor allem für die Ortsbürgermeister mit hohem Zeitaufwand verbunden. Man einigte sich darauf, dass persönliche Besuche in Zukunft nur noch zum 80., 85. und 90. Geburtstag und ab dem 90. Geburtstag jedes Jahr gemacht werden. Somit fallen die Besuche zwischen dem 85. und dem 90. Geburtstag zukünftig weg.